RGPD et ressources humaines : les points de vigilance pour l'employeur

Candidatures et recrutement

Un formulaire ou un process de recrutement ne doit collecter que des informations pertinentes pour évaluer une candidature — pas de données discriminatoires (situation familiale, opinions, appartenance syndicale…) sauf exception légale précise.

Pour les candidatures non retenues, la pratique généralement admise est de ne pas dépasser une durée raisonnable, de l'ordre de deux ans après le dernier contact avec le candidat, sauf accord explicite de sa part pour une conservation plus longue en CVthèque. Les candidats doivent être informés de cette durée et de leurs droits.

Le dossier du personnel une fois en poste

La minimisation s'applique aussi au dossier RH : ne conserver que ce qui est nécessaire à la gestion du contrat, de la paie et des obligations légales, avec un accès restreint aux personnes habilitées.

Les durées de conservation ne se choisissent pas librement : elles découlent souvent d'obligations légales ou conventionnelles (bulletins de paie, documents sociaux), à distinguer d'une conservation « par précaution » sans fondement.

Vidéosurveillance, géolocalisation, contrôle d'accès

• Vidéosurveillance : les caméras ne doivent pas filmer en continu un poste de travail sans justification particulière ; les salariés doivent être informés de leur existence et de leur finalité.
• Géolocalisation de véhicules professionnels : la finalité doit être définie (sécurité, suivi de mission) et le dispositif ne doit en principe pas permettre un suivi hors temps de travail, sauf disposition contractuelle particulière et justifiée.
• Badges et contrôle d'accès : finalité de sécurité des locaux, pas un usage détourné pour reconstituer un contrôle du temps de travail sans cadre clair.

Pourquoi la surveillance des salariés est un motif de sanction récurrent

Ce n'est pas un sujet secondaire pour la CNIL : sur les 83 sanctions prononcées en 2025, 17 concernaient des manquements liés à la vidéosurveillance des salariés — juste derrière la sécurité et les traceurs, et devant la plupart des autres motifs. La surveillance disproportionnée des salariés est donc un sujet aussi surveillé, statistiquement, que les cookies.

Cas pratique : un système de badgeuse détourné de sa finalité

Une entreprise installe des badges pour sécuriser l'accès à ses locaux — une finalité légitime, fondée sur l'intérêt légitime de protéger les biens et les personnes. Six mois plus tard, un responsable commence à utiliser les horodatages de badgeage pour reconstituer les heures d'arrivée et de départ de chaque salarié, sans avoir informé personne de ce nouvel usage.

Ce détournement de finalité est une non-conformité, même si le dispositif technique n'a pas changé : la finalité annoncée au moment de l'installation (sécurité) ne couvre pas ce nouvel usage (contrôle du temps de travail), qui suppose sa propre information des salariés et, selon les cas, une consultation du CSE. Le bon réflexe est de documenter précisément chaque nouvel usage d'un système existant, pas seulement au moment de son installation initiale.

Informer les salariés : la charte informatique et la note RH

Les salariés doivent être informés des traitements qui les concernent, en particulier ceux liés à la surveillance ou au suivi de l'usage des outils numériques. Une charte informatique ou une note RH dédiée est le support habituel de cette information.

Le rôle du CSE (comité social et économique)

Pour les structures dotées d'un CSE, l'introduction d'un outil ayant un impact sur les conditions de travail ou la surveillance des salariés s'accompagne généralement d'une information, voire d'une consultation du CSE. En cas de doute sur votre situation, un avis juridique dédié reste la façon la plus sûre de trancher.

Que faire des données à la fin du contrat

Certains documents doivent être conservés pour des durées légales précises (bulletins de paie, documents sociaux), le reste doit suivre le principe de minimisation et ne pas être conservé indéfiniment sans justification.